NetSuite-Integration

Die Provisionierungsintegration von Bob mit Oracle's NetSuite ermöglicht es dir, Benutzer automatisch zu erstellen, wenn Neueinstellungen zu Bob hinzugefügt werden, Aktualisierungen vorzunehmen, wenn Änderungen an Mitarbeiterdaten in Bob vorgenommen werden, und NetSuite zu aktualisieren, wenn Mitarbeiter in Bob gekündigt werden. 

Tipp: Wir empfehlen, dass deine IT-Abteilung die Integration implementiert. Um mehr darüber zu erfahren, wie du ihnen die Berechtigung dazu erteilen kannst, siehe Beispielanwendungen von benutzerdefinierten Berechtigungsgruppen.

Hinweis: Alle in diesem Artikel enthaltenen Bilder von Drittanbietern liegen in der alleinigen Verantwortung von NetSuite. HiBob übernimmt keine Haftung oder Verantwortung für die Genauigkeit und/oder Wartung der Schnittstellen in diesen Bildern. Bei Fragen wende dich bitte an den NetSuite-Support.

Integrationsdetails

Detail

Funktionsweise

Integrationstyp

Einweg über API

Richtung des Datenflusses

Bob zu NetSuite

Synchronisationsfrequenz
  • Mitarbeiter erstellt
  • Mitarbeiter beigetreten
  • Mitarbeiter aktualisiert
  • Mitarbeiter kündigt/ist in Abwesenheit (siehe Kündigungsablauf)

Hinweis: Standardmäßig beginnt die Synchronisation der Benutzer an ihrem Startdatum.

Das Beste aus Bob herausholen

Nachdem du die Integration eingerichtet hast, kannst du Verbindungen zu mehreren NetSuite-Konten hinzufügen und Daten von verschiedenen Mitarbeitergruppen an verschiedene Konten senden. Um mehr zu erfahren, siehe Wie man mehrere Verbindungen hinzufügt.

Wie die Integration funktioniert

Mit Bob und NetSuite kannst du:

  • NetSuite-Mitarbeiterdatensätze aktivieren, wenn sie in Bob aktiviert werden.

  • Mitarbeiterinformationen bei Änderungen in Bob synchronisieren.

  • Mitarbeiter deaktivieren, wenn sie in Bob deaktiviert werden.

  • Mitarbeiterdatensätze aus NetSuite löschen, wenn sie aus Bob gelöscht werden.

Datenzuordnung

Die folgende Tabelle zeigt die Standard-Feldzuordnungen. 

Bob-Kategorie

Bob-Feld

Netsuite-Feld

Grundlegende Daten

E-Mail

E-Mail

Vorname

First Name

Zweiter Vorname

Second name

Nachname

Last name

Arbeitskontaktdaten

Arbeitstelefon

Office phone

Arbeitsmobiltelefon

Phone

Arbeit

Stellenbezeichnung

Job Title

Abteilung

Department

Standort

Location

Startdatum

Hire date

Berichtet an

Supervisor

Beschäftigung

Beschäftigungsart

Employment type

Persönlich

Geburtsdatum

Birth Date

Titel

Mr./Ms…

Startseite

Geschlecht

Gender

Familienstand

Marital Status

EEO

Ethnizität

Ethnicity

Identifikation

Sozialversicherungsnummer

Social security number

Lebenszyklus

Lebenszyklusstatus

Employee Status

Kündigungsdatum

Release Date

Persönliche Kontaktdaten

Persönliches Telefon

Home Phone

Persönliches Mobiltelefon

Mobile Phone

Adresse

Adresszeile 1

Home Address 1

Adresszeile 2

Home Address 2

Stadt

Home City

Bundesland

Home State

Land

Home Country

Postleitzahl

Home ZIP

Anpassen der Datenzuordnung

Nach dem Verbinden der Integration kannst du die Datenzuordnung in den Provisionierungseinstellungen anpassen. Um mehr zu erfahren, siehe Daten für die Integrationsprovisionierung zuordnen.

Hinweis: Die folgenden Feldnamen werden so angezeigt, wie sie vom Anbieter bereitgestellt werden, und können von denen abweichen, die in der Benutzeroberfläche (UI) von NetSuite angezeigt werden.

Zuordnung bestehender Felder

Die folgenden NetSuite-Felder können Bob-Feldern zugeordnet werden:

  • Entity Id
  • External Id
  • Default Expense Report Currency
  • Genehmiger
  • Purchase Order Approver
  • Kontonummer
  • Class
  • Billing Class

Zuordnung benutzerdefinierter Felder

Wenn du benutzerdefinierte Felder in NetSuite erstellt hast, werden diese standardmäßig nicht in der Liste der verfügbaren Felder zur Zuordnung angezeigt.

Um sie zu sehen, musst du NetSuite öffnen und die Berechtigung Custom Entity Fields mit Level Full zur Custom role hinzufügen, die für die Integration in NetSuite erstellt wurde. 

mceclip0.png

Bob unterstützt derzeit die folgenden Datentypen für benutzerdefinierte Felder in NetSuite:

  • _freeFormText
  • _longText
  • _richText
  • _textArea
  • _eMailAddress
  • _hyperlink
  • _password
  • _phoneNumber
  • _integerNumber
  • _decimalNumber
  • _date
  • _datetime
  • _checkBox
  • _List/record (für Objekt: Mitarbeiter)

Zuordnung benutzerdefinierter Segmente

Benutzerdefinierte Segmente in NetSuite sind benutzerdefinierte Klassifikationsfelder, die es Organisationen ermöglichen, Transaktionen, Entitäten oder Artikel basierend auf ihren einzigartigen Geschäftsanforderungen zu kategorisieren. Benutzerdefinierte Segmente können eine Liste zulässiger Werte enthalten, wie Abteilungen, Regionen oder jede andere von dir definierte Kategorie. Bob unterstützt die Zuordnung benutzerdefinierter Segmente zu Feldern in Bob.

Hinweis: Die Listenwerte im Bob-Feld müssen den Listenwerten des Segments in NetSuite entsprechen, damit die Integration die Daten synchronisieren kann.

Um die Zuordnung zu ermöglichen, musst du die folgenden Berechtigungen in NetSuite für jedes benutzerdefinierte Segment, das du zuordnen möchtest, gewähren:

  1. Berechtigung zum Anzeigen der Werte des benutzerdefinierten Segments, um der Integration das Abrufen des benutzerdefinierten Segments zur Zuordnung zu ermöglichen.
    Um diese Berechtigung festzulegen:
    • Aus den Berechtigungen der Bob-Integrationsrolle.
    • Füge das benutzerdefinierte Segment zum benutzerdefinierten Datensatz hinzu.
    • Setze LEVEL auf View.
  2. Berechtigung zum Festlegen von Werten des benutzerdefinierten Segments für Mitarbeiter ermöglicht der Integration, Werte für das benutzerdefinierte Segment in NetSuite beim Synchronisieren von Daten festzulegen.
    Um diese Berechtigung festzulegen:
    • Aus den Berechtigungen des benutzerdefinierten Segments, füge die folgenden Berechtigungen zur Bob-Integrationsrolle hinzu:
    • Setze RECORD ACCESS LEVEL auf Edit.
    • Setze VALUE MANAGEMENT ACCESS LEVEL auf None.
    • Setze SEACH/REPORTING ACCESS LEVEL auf None.

Um mehr zu erfahren, siehe Gewähren von Rollenberechtigungen zum Festlegen von Segmentwerten in Datensätzen und Gewähren einer Rolle Berechtigungen zur Verwaltung benutzerdefinierter Segmente im NetSuite-Hilfecenter

Kündigungsablauf

Wenn ein Kündigungsablauf in Bob implementiert wird, wird das Kündigungsdatum an NetSuite gesendet und im Feld TERMINATION/RELEASE DATE nur dann ausgefüllt, wenn die folgenden Daten zugeordnet sind:

  • Das Mitarbeiter-Lebenszyklus-Feld in Bob ist dem Feld Mitarbeiterstatus in NetSuite zugeordnet.
  • Das Kündigungsdatum in Bob ist dem Feld Kündigungs-/Freigabedatum in NetSuite zugeordnet.

Am Kündigungsdatum wird NetSuite den Status des Mitarbeiters auf GEKÜNDIGT ändern. 

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Zusätzlich, wenn der Deaktivierungsauslöser im Abschnitt Standardbenutzereinstellungen der Provisionierungseinstellungen aktiviert ist, werden am Kündigungsdatum die folgenden Änderungen in den Registerkarten am unteren Rand ihres Profils in NetSuite vorgenommen:

  • Im Systeminformationen-Tab werden sie als INAKTIV markiert.
    mceclip2.png
  • Im Personalwesen-Tab wird ihr Mitarbeiterstatus auf Gekündigt geändert.
    mceclip0.png

Integration in NetSuite einrichten

Du musst zuerst NetSuite öffnen und die Integration mit Bob konfigurieren.

Schritt 1: Funktionen aktivieren.

  1. Öffne NetSuite.

  2. Wähle im oberen Menü Setup > Unternehmen > Funktionen aktivieren.

  3. Markiere die folgenden Kontrollkästchen:

    • SOAP WEB SERVICES.
    • TOKEN-BASIERTE AUTHENTIFIZIERUNG.
    • SUITECLOUD ENTWICKLUNGSRAHMEN.
    • NETSUITE STANDORTE.

      Hinweis: Das Netsuite-Standorte-Feld ist optional. Es ist nur erforderlich, wenn du den Bob-Mitarbeiterstandort mit dem NetSuite-Mitarbeiterstandort synchronisieren musst.

  4. Im Unternehmen-Untertab markiere das Kontrollkästchen Standorte.
  5. Klicke auf Speichern.

Schritt 2 (Optional): Option zum Überschreiben automatisch generierter Nummern aktivieren

Hinweis: Diese Einstellung ist nur erforderlich, wenn du planst, die Mitarbeiter-ID von Bob mit der Entitäts-ID in NetSuite zuzuordnen. Die Zuordnung der Mitarbeiter-ID hilft, konsistente Kennungen für Mitarbeiter über Systeme hinweg sicherzustellen. Konsistenz kann vorteilhaft sein, um Klarheit in systemübergreifenden Arbeitsabläufen zu bewahren.

Um Bob zu ermöglichen, die Mitarbeiter-ID von Bob mit der Entitäts-ID in NetSuite zuzuordnen, muss die Funktion Automatisch generierte Nummern für Mitarbeiter aktiviert und dann die Option Überschreiben erlauben aktiviert werden.

Um die Funktion zum Überschreiben automatisch generierter Nummern zu aktivieren:

  1. Gehe zu Setup > Unternehmen > Automatisch generierte Nummern.
  2. Im Entitäten-Untertab, in der Mitarbeiter-Zeile, markiere das Kontrollkästchen Aktivieren (falls nicht markiert) und dann das Kontrollkästchen Überschreiben erlauben.
  3. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Um die Zuordnung der Kennungen abzuschließen, stelle sicher, dass die Mitarbeiter-ID von Bob bei der Zuordnung der Integrationsfelder der Entitäts-ID in NetSuite zugeordnet ist.

Um mehr zu erfahren, siehe Automatisch generierte Nummern in NetSuite festlegen in der Kontoverwaltungsdokumentation im NetSuite-Hilfecenter: https://YOURNETSUITEDOMAIN/app/help/helpcenter.nl?fid=section_N252198.html

Schritt 3: HiBob-App installieren

  1. Wähle im oberen Menü SuiteApps.
  2. Suche nach HiBob.
  3. Klicke auf Hinzufügen und Akzeptieren.

Sobald die App installiert ist, werden ein Integrationsdatensatz und eine benutzerdefinierte Rolle namens Bob-Integrationsrolle zu NetSuite hinzugefügt.

  • Um zu überprüfen, ob die App installiert ist, wähle im oberen Menü Anpassung > SuiteCloud-Entwicklung > Installierte SuiteApp-Liste.
  • Um die Rolle anzuzeigen, wähle im oberen Menü Setup > Benutzer/Rollen > Rollen verwalten.
  • Um den Integrationsdatensatz anzuzeigen, wähle im oberen Menü Setup > Integrationen > Integrationen verwalten. Klicke dann auf HiBob-Integration, um Details des Integrationsdatensatzes anzuzeigen.

Schritt 4: Einen NetSuite-Benutzer hinzufügen und Rollen zuweisen

Die Bob-NetSuite-Integration verwendet NetSuite-Zugriffstoken, um Bob-Mitarbeiter mit NetSuite zu synchronisieren. NetSuite-Zugriffstoken müssen einem NetSuite-Benutzer zugewiesen werden.

Ein NetSuite-Benutzer mit der Rolle Bob-Integrationsrolle ist erforderlich.

Du kannst entweder einen bestehenden Benutzer verwenden oder einen neuen für diesen Zweck erstellen. Für vollständige Details, wie dies zu tun ist, siehe die folgenden Artikel im NetSuite-Hilfecenter:

  • Hinzufügen eines Mitarbeiterdatensatzes: https://<YOURNETSUITEDOMAIN>/app/help/helpcenter.nl?fid=section_N894212.html
  • Einem Mitarbeiter Zugriff auf NetSuite gewähren: https://<YOURNETSUITEDOMAIN>/app/help/helpcenter.nl?fid=section_N896195.html
  • Zuweisen von Rollen an einen Mitarbeiter: https://<YOURNETSUITEDOMAIN>/app/help/helpcenter.nl?fid=section_N897798.html

Schritt 5: Ausloggen und erneut einloggen

Sobald du eine Bob-Integrationsrolle erstellt hast, solltest du dich von NetSuite abmelden und erneut mit dieser Bob-Integrationsrolle anmelden.

Schritt 6: Die Konto-ID und die Webdienst-URL kopieren

    1. Wähle im oberen Menü in NetSuite Setup > Unternehmen > Unternehmensinformationen.
    2. In Unternehmensinformationen kopiere den Wert in der KONTO-ID und speichere ihn.
    3. Unter dem Unternehmens-URLs-Tab > SUITETALK (SOAP UND REST WEB SERVICES) kopiere die URL.

Hinweis: Achte darauf, die KONTO-ID direkt aus den Einstellungen zu kopieren, anstatt die im Dienst-URL angezeigte zu verwenden, da sich die Konto-ID der URL unterscheiden kann. Zum Beispiel, wenn du NetSuite-Sandbox-Konten verwendest, unterscheiden sich die Formate der URL und der Konto-ID leicht: Die URL enthält einen Bindestrich (z.B. https://1234567-sb1.suitetalk.api.netsuite.com), während die KONTO-ID einen Unterstrich verwendet (z.B. 1234567_SB1).

Schritt 7: Das Tochtergesellschaftsfeld kopieren

  1. Öffne in NetSuite die Mitarbeiterprofilseite.
  2. Unter Klassifizierung kopiere den Wert im TOCHTERGESELLSCHAFT-Feld.

Die Integration in Bob einrichten

Sobald du die Integration in NetSuite eingerichtet hast, musst du sie auch in Bob einrichten. Es gibt hier zwei Schritte.

Schritt 1: Die Tochtergesellschaft zu Mitarbeiterprofilen hinzufügen

Jeder Mitarbeiter, der von Bob zu NetSuite bereitgestellt wird, muss einen Tochtergesellschaftsfeldwert in seinem Mitarbeiterprofil in Bob haben, der mit einem der verfügbaren Tochtergesellschaftsfeldwerte in NetSuite übereinstimmt.

Um dies sicherzustellen, kannst du entweder ein benutzerdefiniertes Feld in den Mitarbeiterbereichen in Bob erstellen oder ein bestehendes Mitarbeiterfeld in Bob verwenden.

Dieses Bob-Feld muss den Typ: Liste verwenden. 

Es ist wichtig, dass alle in NetSuite verfügbaren Tochtergesellschaftswerte in der Liste der Werte in diesem Bob-Feld enthalten sind. 

netsuite neues Feld hinzufügen Screenshot.png

Schritt 2: Die Integration verbinden.

  1. Wähle oben links Bob-Produkte > Systemeinstellungen.
  2. Wähle im linken Menü Integrationen > CRM
  3. Klicke im Oracle NetSuite Feld auf Verbinden.
  4. Klicke unter Let's Integrate auf Verbinden.
  5. Fülle im Popup-Fenster "NetSuite verbinden" die folgenden Felder aus:
    • Gib einen Verbindungsnamen ein - dies kann ein beliebiger Name sein, den du wählst.
    • Gib die Webservice-URL ein, die du von NetSuite kopiert hast.
    • Gib die Konto-ID ein, die du von NetSuite kopiert hast.

  6. Wähle im Dropdown-Menü Feldbezeichner in Bob das Feld in Bob aus, das die Tochtergesellschaft eines Mitarbeiters in NetSuite identifiziert.

  7. Klicke auf Speichern.

Du wirst zu NetSuite weitergeleitet, wo du auf Zulassen klicken musst, um der Integration den Zugriff auf dein Konto zu erlauben.

Die NetSuite-Verbindungsseite wird mit der aufgelisteten Verbindung geöffnet.

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile, um die Verbindung Umzubenennen oder Zu Entfernen.

Wenn du die Datenzuordnung bearbeiten möchtest, kannst du dies im Abschnitt Datenzuordnung tun. Um mehr zu erfahren, siehe Daten für die Integrationsprovisionierung zuordnen.

Hinweis: Wenn du die Option Automatisch generierte Nummern überschreiben aktiviert hast, stelle sicher, dass du die Konfiguration abschließt, indem du das Feld Mitarbeiter-ID dem Feld Entitäts-ID in NetSuite zuordnest. 

Wie man mehrere Verbindungen hinzufügt

Wenn du bereits eine Verbindung hinzugefügt hast, folge diesen Schritten, um weitere Verbindungen hinzuzufügen.

  1. Wähle oben links Bob-Produkte > Systemeinstellungen.
  2. Wähle im linken Menü Integrationen.
  3. Wähle im Dropdown-Menü Alle Kategorien CRM.
  4. Klicke im NetSuite Feld auf Verwalten
  5. Klicke auf + Verbindung hinzufügen.
  6. Folge den Schritten in Integration in Bob verbinden oben.

Die Verbindung wird der Liste der Verbindungen hinzugefügt.

FAQs

Wie bearbeite ich die Provisionierungseinstellungen?
Um mehr darüber zu erfahren, wie du die Standardeinstellungen ändern und festlegen kannst, wie die Benutzer erstellt werden, siehe die Provisionierungseinstellungen.

Wann wird ein Benutzer in NetSuite erstellt?
Basierend auf deiner Konfiguration kann Bob einen NetSuite-Benutzer erstellen, sobald das Benutzerprofil in Bob erstellt wurde oder basierend auf dem Status der Mitarbeiter in Bob. Mögliche Bob-Auslöser zur Erstellung eines neuen NetSuite-Benutzers sind: Mitarbeiter erstellt, Mitarbeiter beigetreten, Mitarbeiter aktualisiert. Standardmäßig beginnen Benutzer mit der Synchronisierung an ihrem Startdatum.

Werden Mitarbeiteraktualisierungen synchronisiert?
Du kannst festlegen, wann Bob mit NetSuite synchronisieren und Benutzer deaktivieren oder Änderungen an Mitarbeiterinformationen in Bob synchronisieren soll. Du kannst dein bevorzugtes Verhalten und die Feldzuordnungen wählen, kontaktiere das Support-Team von Bob und teile uns deine Präferenzen mit.

Mögliche Bob-Events, um die Synchronisierung auszulösen, sind:

  • Mitarbeiter in Bob aktualisiert und Benutzerinformationen in NetSuite synchronisiert (gemäß definierter Feldzuordnung).
  • Mitarbeiter in Bob aktiviert und Benutzer in NetSuite aktiviert.
  • Mitarbeiter in Bob deaktiviert und Benutzer in NetSuite deaktiviert.
  • Mitarbeiter in Bob gelöscht und Benutzer in NetSuite deaktiviert.